Changements attendus au plan institutionnel de la gestion des matières

La structure centrale de gestion des matières, la structure principale de gestion des matières et la structure secondaire de gestion des matières constituent, au plan institutionnel, les trois (3) ordres de structures qui répondent désormais de la gestion des matières des organismes publics.

Structure centrale de gestion des matières

La structure centrale de gestion des matières coordonne les activités de toutes les structures principales de gestion des matières de l’État central, des collectivités territoriales et des Établissements publics nationaux et locaux. Sur le plan comptable, elle centralise les opérations des matières de toutes les structures principales de gestion des matières de l’État central, des collectivités territoriales, ainsi que des Établissements publics nationaux et locaux soumis aux règles de la comptabilité publique. La structure centrale de gestion des matières, unique au plan national, est rattachée au ministère en charge des finances, dont le Ministre a qualité d’ordonnateur national des matières de l’État. Elle est représentée par la Direction générale en charge du patrimoine non financier, au sein du Ministère des finances. Cette structure y est désignée, sous diverses appellations, à savoir :

• soit par, « direction générale, du matériel et de la logistique », ayant en son sein une direction ou un service « en charge de la comptabilité des matières » ;
• soit par, « direction générale des affaires immobilières et de l’équipement de l’État », ayant en son sein une « direction de la comptabilité des matières » ;
• ou encore par, « direction de la comptabilité des matières » relevant d’une direction générale en charge du trésor et de la comptabilité publique.

Au titre de la structure centrale des matières de l’État, est élaboré un compte central des matières de l’État, par un comptable centralisateur des matières de l’État, désigné, en cette qualité, parmi les agents relevant de la structure centrale des matières. Le compte central des matières de l’État est transmis à la direction générale du trésor et de la comptabilité publique, pour intégration des données des matières dans les comptes de la comptabilité générale de l’État.

Structure principale de gestion des matières

La structure principale de gestion des matières est l’émanation d’un ministère, d’une institution constitutionnelle, d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public national et local soumis aux règles de la comptabilité publique.

La structure principale de gestion des matières coordonne les activités des structures secondaires de gestion matières qui lui sont rattachées et centralise, dans ses comptes, les opérations de toutes les structures secondaires concernées.

Au titre de sa structure principale de gestion des matières, chaque ministère, institution constitutionnelle, collectivité territoriale ou établissement public national et local, fait élaborer son compte de gestion des matières, par un comptable principal des matières, nommé à cet effet.

Le compte de gestion des matières du ministère, de l’institution constitutionnelle, de la collectivité territoriale ou de l’ établissement public national et local est transmis à la juridiction financière, pour contrôle.

Chacun desdits comptes de gestion des matières est également transmis au comptable centralisateur des matières de l’État, pour centralisation (plus exactement, pour consolidation) des opérations des matières qui y sont, respectivement, retracées, en vue de l’élaboration du compte central des matières de l’État.

Structures secondaires de gestion des matières

La structure secondaire de gestion des matières est l’émanation d’une direction centrale ou d’un service déconcentré d’un organisme public. Chaque structure secondaire de gestion des matières est rattachée à
une structure principale de gestion des matières.

Chaque structure secondaire de gestion des matières transmet ses opérations des matières au comptable principal des matières de rattachement, pour centralisation par ce dernier, en vue de l’élaboration de son compte de gestion des matières.

Cette transmission des opérations des matières s’effectue par période, sous forme de situation comptable des opérations des matières, suivant des modalités de transfert prédéfinies, par décade, par mois, par trimestre et à la clôture de l’exercice comptable. Chaque situation comptable de la période est constituée (i) d’une Situation d’exécution des crédits d’acquisition des matières, (ii) des Ordres d’entrée et de sortie des matières appuyés de leurs pièces justificatives respectives, (iii) d’un Extrait du livre journal des matières se rapportant aux écritures de la période et (iv) d’un Extrait de la balance générale des comptes des matières.

Appréciation du nouveau cadre institutionnel de la gestion des matières

L’appréciation faite au sujet du nouveau cadre institutionnel de la gestion des matières s’articule autour de quatre (4) constats :

• Selon un premier constat, le nouveau cadre institutionnel de gestion des matières répond au besoin de centralisation des opérations des matières de la base vers le sommet, suivant trois (3) niveaux ascendants.

Tableau n°3 : vue d’ensemble des structures de gestion des matières et des comptes des matières produits