Principaux acteurs de la gestion des matières – New ComptaMat

Ils sont représentés au sein des organismes publics par les ordonnateurs des matières et les comptables des matières. Ceux-ci relèvent du premier ordre des acteurs en charge de la gestion des matières. Il est à noter que l’exercice des fonctions d’ordonnateur des matières
est incompatible avec celles de comptable des matières.

Ordonnateurs des matières

L’ordonnateur des matières est l’autorité compétente habilitée à donner les ordres de mouvements des matières.

Aux termes de la réglementation régissant la comptabilité des matières des organismes publics, les ordonnateurs des matières sont princi- paux et secondaires.

Les ordonnateurs des matières principaux et secondaires peuvent déléguer leurs pouvoirs à des ordonnateurs délégués des matières. Ils peuvent aussi être suppléés par des ordonnateurs suppléants des matières.

Ordonnateurs principaux des matières

Les ordonnateurs principaux des matières sont responsables des structures principales des matières. La qualité d’ordonnateurs principaux des matières est ainsi conférée :

aux membres du gouvernement ;
aux Présidents d’institutions constitutionnelles ;
aux représentants légaux des collectivités territoriales ;
aux représentants légaux des établissements publics nationaux et locaux soumis aux règles de la comptabilité publique.

Chaque ordonnateur principal des matières est responsable de la gestion des crédits budgétaires dédiés à l’acquisition des matières au niveau de la structure principale des matières. Il a qualité, à la fois, d’ordonnateur principal de l’ensemble des crédits budgétaires de sa structure.

De plus, le Ministre en charge des finances a qualité d’ordonna- teur national des matières, du fait qu’il jouit d’une prérogative dans la gestion du patrimoine non financier de l’État.

A ce titre, il a un rôle prépondérant par rapport aux autres ordonnateurs principaux des matières, sur le plan :

de la gestion du domaine foncier de l’État, ainsi que des immeubles et du matériel roulant de l’État ;
de la coordination de toutes les activités liées à la gestion du patrimoine de l’État ;
de la coordination, au niveau national, de la mise en œuvre et de la tenue de la comptabilité des matières.

Ordonnateurs secondaires des matières

Les ordonnateurs secondaires des matières sont responsables des structures secondaires des matières.

Chaque ordonnateur secondaire des matières est responsable de la gestion des crédits budgétaires dédiés à l’acquisition des matières au niveau de la structure secondaire des matières.

Ordonnateurs délégués des matières

Conformément à la réglementation nationale en vigueur, au niveau de chaque État, l’ordonnateur des matières peut déléguer ses pouvoirs à un responsable placé sous son autorité.

Ce dernier prend alors le titre d’ordonnateur délégué des matières et agit valablement en cette qualité, en son nom propre, et sous sa propre responsabilité.

Ordonnateurs suppléants des matières

Les ordonnateurs des matières peuvent, en cas d’absence ou d’empêchement, être suppléés par des responsables placés sous leur autorité, en application de la réglementation nationale en vigueur.

En de pareils cas, le responsable dûment désigné, prend le titre d’ordonnateur suppléant des matières et agit valablement en cette qualité, au nom et sous la responsabilité de l’ordonnateur principal des matières

Comptables des matières

La comptabilité des matières des organismes publics est tenue par deux (2) catégories de comptables des matières : les comptables d’ordre des matières et les comptables chargés de la gestion des matières.

Comptables d’ordre des matières

Les comptables d’ordre des matières centralisent pour ordre, c’est-à dire, consolident, plus exactement, et présentent dans leurs comptes, les opérations exécutées par les comptables chargés de la gestion des matières. Il en est ainsi du comptable centralisateur des matières de l’État, qui, en cette qualité, se voit transmettre, par chaque comptable principal des matières de l’État, les informations et données des matières de son ressort comptable, aux fins de l’élaboration du compte central des matières de l’État.

Comptables chargés de la gestion des matières

Les comptables chargés de la gestion des matières sont de deux (2) ordres : les comptables principaux des matières et les comptables secondaires des matières.

Comptables principaux des matières

Le comptable principal des matières assure la tenue de toutes les opérations des matières relevant de sa structure principale des matières.

En outre, il lui est fait obligation :

de centraliser, dans ses écritures, l’ensemble des opérations des comptables secondaires des matières qui lui sont rattachés ;
de veiller à l’application, par les comptables secondaires, des règles et procédures comptables relatives à la gestion des matières et à la tenue de la comptabilité des matières.

Il transmet, au comptable centralisateur des matières de l’État, les informations et données des matières de son ressort comptable, pour centralisation et élaboration du compte central des matières de l’État. Le comptable principal des matières rend compte de sa gestion à la Cour des comptes, en lui produisant son compte de gestion des matières, à bonne date et dans les formes requises.

Comptables secondaires des matières

Le comptable secondaire des matières est celui dont les opérations sont centralisées par un comptable principal des matières à qui il rend compte. Il assure la tenue de toutes les opérations des matières relevant de sa structure secondaire des matières.

Il transmet, au comptable principal des matières dont il relève, les données et les informations des matières relatives à la comptabilité des matières de son ressort comptable.

Régime juridique applicable aux comptables chargés de la gestion des matières

L’exercice des fonctions dévolues aux comptables chargés de la gestion des matières est encadré par un régime juridique identique à celui applicable aux comptables de deniers. Aux termes des réglementations nationales, ce régime couvre les aspects suivants :

la création d’un corps des comptables des matières ;
la nomination et l’accréditation des comptables des matières ;
la formule et les modalités de prestation de serment des comptables des matières ;
les cautionnements et les autres garanties exigées des comptables des matières ;
les avantages à octroyer, ès qualité, aux comptables des matières.

La formalisation d’un tel régime juridique, ne serait-ce que par étape, constitue un apport de taille de la réforme de la comptabilité des matières au soutien de la professionnalisation de la fonction de comptable des matières.

A cet effet et en attendant l’aboutissement des échanges préalables nécessaires sur des questions comme « les cautionnements et les autres garanties exigées des comptables des matières », « les avantages à octroyer aux comptables des matières, ès qualité » et « la création d’un corps des comptables des matières », un premier lot de textes pourrait être pris par les Autorités compétentes, aux fins de leur mise en application immédiate.

Dans ce premier lot de textes, seront ainsi visés les projets d’actes traitant de la formule et des modalités de la prestation de serment des comptables des matières, des critères de leur nomination, ainsi que des formalités de leur accréditation auprès des ordonnateurs des matières.

Autres acteurs chargés de la gestion des matières

Comme évoqué ci-dessus, les autres acteurs chargés de la gestion des matières sont représentés par le magasinier-fichiste des matières, le chef parc automobile, le responsable de dépôt des matières, le détenteur des matières et l’utilisateur final des matières.

Le magasinier-fichiste des matières

Le magasinier-fichiste des matières est un préposé d’un comptable des matières dont il relève. En cette qualité, il est chargé, sous la supervision du comptable des matières :

de tenir les fiches de stocks des matières, dont il a la garde, pour un suivi de leurs mouvements d’entrée et de sortie, ainsi que de la situation théorique de leur stock ;

d’assurer la conservation et la gestion des matières et stocks entreposés dans son magasin, encore dénommé point de stockage en comptabilité des matières ;

de conserver les pièces justificatives des mouvements d’entrée et de sortie des matières qu’il a prises en charge.

En outre, le magasinier-fichiste est tenu de rendre compte de ses opérations, ainsi que de la gestion de son magasin à son comptable des matières de rattachement. A ce titre, il lui rend compte, notamment des pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens dont il a la conservation.

Le chef parc automobile ou le responsable de dépôt des matières

Comme le magasinier-fichiste des matières, le chef parc automobile ou le responsable de dépôt des matières est un préposé d’un comptable des matières dont il relève. Sous la supervision du comptable des matières, il a l’obligation :

d’assurer la conservation des matières et des stocks entreposés sur des sites et dans des dépôts des matières dédiés ;
de tenir les fiches de stocks des matières, en vue d’un suivi des mouvements d’entrée et de sortie des matières concernées ;
de conserver les pièces justificatives des mouvements d’entrée et de sortie des matières qu’il a prises en charge.

Le chef parc automobile ou le responsable de dépôt des matières est tenu de rendre compte de sa gestion et de ses opérations des matières, à son comptable des matières de rattachement. A ce titre, il lui rend compte, notamment des pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens dont il a la conservation.

Le détenteur des matières

Le détenteur des matières est le premier responsable de toute unité administrative constituée d’un ensemble de services au niveau de l’État ou de tout autre organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique.

Dans le cadre de l’exercice des missions qui lui sont assignées, chaque unité administrative se voit affecter des biens durables et est pourvue en matières fongibles, pour le fonctionnement normal, régulier et permanent de ses différents services. Au nom et pour le compte de l’unité administrative, le détenteur des matières reçoit, en cette qualité, l’ensemble de ces biens durables et matières fongibles dont la gestion lui incombe.

Le détenteur des matières est ainsi chargé :

de procéder à la répartition, entre ses collaborateurs et lui-même, des matières reçues ;
d’assurer momentanément la conservation des matières reçues du comptable des matières, en attendant leur mise en service, pour les biens durables, et leur mise en consommation définitive auprès de ses collaborateurs, pour les matières fongibles ;
de tenir la fiche de détenteur des matières de son unité administrative, contradictoirement avec le comptable des matières de son rattachement ;
de transmettre, périodiquement, une situation des matières détenues, au comptable des matières dont il relève.

De plus, le détenteur des matières est tenu d’informer, sans délai, le comptable des matières des pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens mis à sa disposition.

L’utilisateur final des matières

L’utilisateur final des matières est un agent d’un service relevant d’une unité administrative au niveau de l’État ou de tout autre organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique. A ce titre, il reçoit, du détenteur des matières dont il relève, des biens durables et des matières fongibles, pour l’exécution de ses tâches au sein de son service.

L’utilisateur final des matières est chargé :

d’assurer la garde et la conservation des biens durables mis à sa disposition à titre individuel, par le détenteur des matières en attendant leur restitution, en temps opportun (mutation dans une autre unité administrative, départ à la retraite ou pour toute autre cause) ;
de garder et de conserver une copie de sa fiche individuelle d’utilisateur final des matières, tenue contradictoirement par le détenteur des matières et le comptable des matières dont il relève.

En outre, l’utilisateur final des matières est tenu d’informer, sans délai, le détenteur des matières des pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens mis à sa disposition.

Mise en jeu de la responsabilité des acteurs chargés de la gestion des matières

La responsabilité des différents acteurs chargés de la gestion des matières demeure en lien avec les faits de gestion, les actes et opé- rations dont la régularité n’est pas établie. La mise en jeu de leurs responsabilités est expressément prescrite et encadrée par les réglementations nationales.

Fondement de la responsabilité des acteurs chargés de la gestion des matières

Conformément aux dispositions de l’article 11-dernier alinéa de la Directive n°03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012 portant comptabilité des matières dans les États membres de l’UEMOA, il est prescrit que : « La responsabilité des acteurs visés aux alinéas ci-dessus se trouve engagée pour tous les faits de gestion dont ils ne peuvent justifier la régularité », Ces dispositions communautaires sont reprises et réaffirmées dans des termes identiques ou similaires, par le décret portant comptabilité des matières au niveau de chaque État membre de l’UEMOA.